Outils de relations publiques : logiciels de veille, d’analyse et de gestion des relations presse

Les outils de relations publiques automatisent précisément les tâches que les relations presse traditionnelles effectuaient autrefois manuellement et qui prenaient beaucoup de temps : la veille médiatique, la gestion des listes de diffusion et l’analyse de la couverture médiatique. Aujourd’hui, ceux qui travaillent sans logiciel passent souvent à côté de mentions pertinentes, tout simplement parce que personne ne peut parcourir manuellement tous les canaux 24 heures sur 24. Les petites équipes de relations publiques, en particulier, gagnent ainsi un temps précieux qu’elles peuvent consacrer directement à multiplier les contacts avec les rédactions plutôt qu’à la recherche pure et simple.

Sommaire

Fonctionnalités essentielles des outils de relations publiques modernes

Outils de veille des mentions et du sentiment

Suivi des hashtags et des campagnes

Tableaux de bord pour le reporting courant

Les outils de relations publiques associés aux activités classiques de relations presse

Critères de sélection pour choisir l’outil de relations publiques adapté

Erreurs courantes lors du choix des outils

Fonctionnalités essentielles des outils de relations publiques modernes

La plupart des solutions couvrent trois fonctions de base : la veille médiatique sur les sites d’actualités et les réseaux sociaux, l’analyse automatisée de l’audience et du sentiment, ainsi que la gestion des listes de diffusion pour l’envoi de communiqués de presse. Selon le prestataire, l’accent est davantage mis soit sur la veille, soit sur le processus d’envoi.

Conseil pratique : avant de choisir un outil, il est utile de se demander s’il faut privilégier la surveillance ou l’envoi — très peu de fournisseurs couvrent ces deux domaines de manière aussi complète, et un mauvais choix d’orientation entraîne souvent par la suite un changement coûteux.

Les petites équipes, en particulier, ont tout intérêt à commencer par utiliser un seul outil, moins coûteux, pour résoudre leur principal problème, plutôt que d’investir d’emblée dans une suite d’entreprise complète dont elles n’exploiteront pas toutes les fonctionnalités au début.

Suivi des médias sur plusieurs canaux
Analyse automatisée de la portée
Gérer de manière centralisée la liste de diffusion presse
Préciser l’orientation avant la sélection
Profiter de la période d’essai avant la signature du contrat
Évaluer l’évolutivité pour les équipes en pleine croissance
Obtenir des références auprès de clients existants

Demandez une analyse gratuite du potentiel de votre entreprise

Demander dès maintenant

Outils de veille des mentions et du sentiment

Des outils tels qu’Awario analysent en temps réel les réseaux sociaux, les forums et les sites d’actualités à la recherche de mentions de la marque et fournissent directement une première évaluation du sentiment. Cela permet de mettre en œuvre l’écoute des réseaux sociaux même sans disposer d’une équipe dédiée aux données.

Recherche en temps réel sur de nombreuses sources
Première évaluation de l’ambiance incluse
Pas besoin d’une équipe dédiée aux données
Alertes en cas de hausse soudaine
Suivre les concurrents en parallèle

Suivi des hashtags et des campagnes

Pour les campagnes de relations publiques dotées de leur propre hashtag ou s’inscrivant dans une période clairement délimitée, il existe des outils spécialisés tels que Keyhole, qui permettent d’analyser la portée, les interactions et les comptes participants d’une action spécifique, en les distinguant clairement de la veille permanente de la marque.

Évaluation individuelle des campagnes
Portée mesurable par hashtag
Identifier les comptes concernés
Utilisable indépendamment de la surveillance continue
Possibilité de comparer plusieurs phases d’une campagne

Prendre rendez-vous avec notre équipe pour un entretien stratégique

Demander dès maintenant

Tableaux de bord pour le reporting courant

Dans le cadre du travail quotidien, il est avant tout essentiel de disposer d’une vue d’ensemble claire de tous les canaux en un seul et même endroit. Un tableau de bord centralisé des réseaux sociaux regroupe les mentions, la portée et les interactions, ce qui évite d’avoir à passer quotidiennement d’un outil à l’autre.

Toutes les chaînes en un seul endroit
Moins de changements d’outils
Rapports automatisés pour l’équipe
Alertes en temps réel regroupées de manière centralisée
Droits d’accès pour plusieurs membres de l’équipe

Les outils de relations publiques associés aux activités classiques de relations presse

Les logiciels ne remplacent pas les contacts personnels avec les journalistes, mais ils accélèrent considérablement la préparation et le suivi : de la gestion de la liste de diffusion à l’analyse visant à déterminer si un communiqué de presse a effectivement été repris. Associés au travail de presse traditionnel, ils permettent ainsi de créer un flux de travail qui libère du temps pour le véritable travail de relation avec les rédactions.

Gérer automatiquement les listes de diffusion
Vérifier le traitement des messages
Plus de temps à consacrer aux contacts avec les rédactions
La technologie complète, mais ne remplace pas

Le choix des bons outils dépend de l’objectif visé : surveillance, suivi des campagnes ou gestion des listes de diffusion. La plupart des équipes finissent par combiner deux ou trois solutions spécialisées, plutôt que de miser sur un seul logiciel polyvalent qui n’offre que des performances moyennes dans chaque domaine. Au final, ce qui importe davantage que le nombre d’outils, c’est que les données recueillies soient régulièrement analysées et réellement utilisées pour prendre des décisions, plutôt que de rester à prendre la poussière dans un tableau de bord inutilisé.

Critères de sélection pour choisir l’outil de relations publiques adapté

Avant de prendre une décision, il est utile d’évaluer honnêtement la taille réelle de l’équipe : les petites équipes tirent souvent profit de solutions légères comme Buffer, tandis que les équipes rédactionnelles plus importantes, gérant de nombreux canaux en parallèle, ont plutôt intérêt à opter pour des plateformes plus complètes comme Hootsuite.

Un autre critère est l’intégration avec les systèmes existants : un outil qui ne s’intègre pas au client de messagerie ou au CRM existant génère une charge de travail manuelle supplémentaire, au lieu de faire gagner du temps. Il convient également de vérifier au préalable l’étendue des fonctionnalités de surveillance, car le niveau de détail de l’analyse varie considérablement d’un fournisseur à l’autre.

Tenir compte de la taille de l’équipe lors de la sélection
Vérifier l’intégration avec les systèmes existants
Comparer les fonctionnalités de l’écoute des réseaux sociaux
Se lancer avec de petites équipes et des solutions légères

Erreurs courantes lors du choix des outils

Une erreur courante consiste à acheter une solution d’entreprise complète avant même d’avoir déterminé clairement quelles fonctionnalités sont réellement nécessaires au quotidien. Il est tout aussi risqué de renoncer à une phase de test avant la signature du contrat, car de nombreuses limites n’apparaissent qu’à l’usage, et non dans la simple liste des fonctionnalités figurant sur le site web du fournisseur.

Une autre erreur réside dans l’absence de formation de l’équipe après la mise en place : un outil performant ne sert pas à grand-chose si une seule personne utilise réellement ses fonctionnalités, tandis que le reste de l’équipe continue à travailler manuellement.